似た作業はまとめて処理する
本質
作業には実行時間とは別に、準備と切り替えの固定費がある。
なぜ重要か・どう使うか
メールを一通返すたびに別の作業を止め、資料を一枚直すたびにまた元の仕事へ戻ると、実際の処理時間以上に疲れやすい。作業には着手する前の準備や、頭を切り替えるための時間があり、種類が変わるたびにその固定費が発生する。細かい仕事を一件ずつ散発的に処理すると、短い作業でも切り替えが積み重なり、一日の中で使える集中力が削られていく。 返信が五件あるなら、届くたびに一件ずつ返すのではなく、決めた時間にまとめて処理する。経費精算、データ入力、ファイル整理のような事務作業も、同じ種類を連続させた方が、画面や資料を何度も開き直さずに済む。一度その作業モードに入ったまま進めれば、準備と切り替えの回数を減らせる。似た仕事をまとめるだけで、同じ件数でも実際に必要な時間と疲労は小さくなりやすい。 判断するときは、「今すぐ一件終わらせられるか」ではなく、「同じ種類の作業を後でまとめた方が切り替えを減らせないか」を見るとよい。返信や事務処理は一定量をまとめ、同じ種類を続けて終わらせる。ただし、何日分も大量に溜めれば、今度は未処理の管理が負担になる。まとめる目的は先延ばしではなく、準備と切り替えの固定費を減らすことにある。適度な単位で束ねることが、処理効率を安定させる基準になる。
今日からできる実践
- 返信や事務処理をまとめる。
- 同じ種類の作業を連続させる。