重要な仕事から予定を埋める
本質
優先順位は意志ではなく、先に確保した時間に表れる。
なぜ重要か・どう使うか
一日の予定を細かな会議や返信、雑務から埋めていくと、最後に残った空き時間で重要な仕事をやることになる。ところが、その頃には集中力も時間も足りず、「最優先」と思っていた仕事ほど後回しになりやすい。優先度は頭の中で決めただけでは弱く、実際にどの時間を先に押さえたかで決まる。重要な仕事を予定の中心に置けば、残りの仕事はその周囲に配置されるようになる。 明日いちばん進めたい企画書があるなら、まず午前九時から十一時までをその作業に使うと決める。その後に打ち合わせ、メール処理、細かな確認を入れていく。先に雑務で予定を埋めると、企画書は「空いたらやる仕事」になるが、最初に時間を確保すれば、他の予定の方が調整対象になる。予定表の順番を変えるだけで、何に集中力を使うかまで変わってくる。 予定を組むときは、「何が重要だと思っているか」ではなく、「その重要な仕事のために先に時間を押さえたか」を確認するとよい。最重要タスクの枠を最初に置き、残りの予定を周囲へ入れる。ただし、空白なく詰めれば、遅れや急な対応で全体が崩れやすい。重要な時間を守りつつ、調整できる余白も残す。予定表を見れば優先順位がそのまま分かる状態にすることが、重要な仕事を確実に進める基準になる。
今日からできる実践
- 最重要タスクの時間を先にブロックする。
- 残りをその周囲に入れる。